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Comment la Banque Lazard optimise le suivi des courriers entrants ?

02 novembre 2017 / by Julien GLAVIER

Nous vous proposons de découvrir un cas client qui a mis en place U-Track, le module de suivi des flux entrants & sortants d’UrbanPost.

Suite à une augmentation de ses flux courriers et colis entrants Lazard Frères Banque s’est mis à la recherche d’une solution permettant d’en optimiser la gestion mais surtout d’apporter une réelle traçabilité de ses flux circulants.

 « Nous étions en recherche d’un outil de tracking pour un suivi de nos courriers entrants sensibles (recommandé, porteur, lettre suivie, Fedex, DHL, UPS, …) disposant de codes-barres ou de data matrix.

UrbanPost a naturellement fait partie des prestataires sollicités dans notre campagne de référencement d’un outil de suivi de nos flux entrants.

En effet, Nous utilisons déjà un des autres modules de la plateforme, dont nous sommes très satisfaits, et souhaitions découvrir celui concernant notre nouveau besoin. » 

Dès le démarrage, les équipes UrbanPost ont accompagné le client pour construire un projet de déploiement adapté à la configuration de l’entreprise et aux besoins du service courrier.

Un des avantages majeurs de la plateforme UrbanPost est qu’elle est développée en interne, apportant une grande souplesse d’utilisation.

Le paramétrage de base « à la carte » permet de répondre aux principaux besoins des clients ; néanmoins, pour toute demande spécifique ou d’amélioration, un projet de développement informatique est organisé pour répondre parfaitement aux attentes des utilisateurs.

La disponibilité des équipes UrbanPost, l’accompagnement lors de la phase de construction du projet, et la bonne compréhension des enjeux & besoins ont été des éléments déclencheurs pour Lazard Frères Banque.

« Nous avons étudié, avec la commerciale et le responsable du déploiement, une solution adaptée à notre configuration interne, qui n’était pas exactement celle proposée par la version de base d’UrbanPost ; mais la réactivité de l’équipe a permis d’établir plusieurs améliorations à la plateforme qui, maintenant, correspond en tous points à nos attentes ! »

 

Autre critère de choix pour le référencement d’UrbanPost : La plateforme U-Track

La plateforme de gestion des courriers UrbanPost est en mode SaaS, 100 % Cloud. Ainsi, une simple connexion internet suffit pour profiter pleinement de ses fonctionnalités.

Les équipes d’UrbanPost réalisent le paramétrage du module en fonction de la configuration choisie avec le client. Lors de la phase de déploiement une présentation du module paramétré est effectuée au responsable du compte et, après validation, les formations des agents courrier peuvent être organisées.

Côté navigation, la saisie des flux entrants se fait en quelques secondes ; le module U-Track est reconnu par ses utilisateurs comme le plus simple et le plus intuitif du marché.

 « L’utilisation de la plateforme est simple et relativement intuitive après une simple formation. Je pense qu’il y a encore quelques points qui peuvent être améliorés (en cours de développement) pour un confort optimal mais celle-ci est déjà 100% opérationnelle »

 

CTA lien pour LP Suivi courrier

 

Au quotidien Lazard Frères Banque utilise les fonctionnalités U-Track suivantes :

  • Saisie assistée des courriers et colis entrants

Le module est interfacé par API et permet, dès le scan des codes-barres présents sur les objets entrants, de renseigner les informations liées aux transporteurs.

La fonction annuaire permet d’identifier rapidement le destinataire et ses spécificités de distribution (immeuble, étage, bureaux, délégataire, …)

  • Plan de distribution dynamique

Le module permet d’orienter automatiquement les types de flux en fonction de leurs typologies. Chez Lazard Frères Banque les colis sont en retrait sur place au service courrier, alors que les recommandés sont distribués en étage, dans les bureaux.

  • Notification par mail aux destinataires

Lors de la réception des flux entrants, le service courrier génère une notification par mail aux destinataires les informant de la réception d’une correspondance à leur attention. Ces notifications peuvent être envoyées en instantanée (à chaque réception) ou de façon groupée (en milieu de matinée, une fois tous les flux courriers enregistrés, …). Les emails sont paramétrables avec les attributs du client (nom expéditeur, titre du mail, corps du message, …)

U-Track permet également de prévoir des notifications automatiques de relances pour les colis non récupérés au bout d’un certain délai ; le service courrier dispose d’une fonction permettant de paramétrer en fonction de ses critères la génération de ces emails de relance (tous les 2 jours par exemple)

  • Remise contre signature et horodatage

La traçabilité des flux était une priorité pour Lazard Frères Banque et U-Track y répond parfaitement. Dès l’enregistrements des flux entrants la chaine de traçabilité se met en marche et se termine par la remise au destinataire contre signature, au service courrier ou dans les étages, via l’application mobile UrbanPost proposée. Une preuve de livraison est alors générée comportant notamment l’heure de remise, le nom du destinataire et sa signature.

  • Fonction recherche

Chaque flux étant enregistré, il est très simple en cas de demande d’un destinataire de retrouver le courrier ou le colis entrant et d’identifier à quelle heure et auprès de qui celui-ci a été remis. La recherche peut se faire selon plusieurs critères comme par exemple, le N° de suivi, le nom du destinataire, l’expéditeur, …

 

Après la phase de mise en place, le suivi d’UrbanPost continue

Comme nous l’avons vu les équipes d’UrbanPost accompagnent les clients lors des phases de construction du projet et de déploiement du module U-Track.

UrbanPost dispose d’une réelle expertise dans l’accompagnement aux changements des équipes et proposent des formules d’implémentation sur mesure.

UrbanPost apporte également une grande importance à la satisfaction de ses utilisateurs et reste disponible pour toute demande, que cela soit via le service clients, ou par la mise en place de comité de pilotage pour présenter les nouvelles fonctionnalités ou recueillir de nouveaux besoins.

 

Lazard Frères Banque utilise U-track depuis des mois et va déployer très prochainement la solution sur 2 autres sites parisiens ainsi que les fonctionnalités de gestion des flux sortants.

Et vous comment assurez vous la tracabilité des vos flux courriers entrants et sortants ?

 

Written by Julien GLAVIER