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Lettre recommandée avec accusé de réception : pourquoi la digitaliser ?

12 juin 2018 / by Yan OUZEGDOUH

Pour rester compétitives dans une économie chaque jour plus numérique, les entreprises qui prendront à bras le corps leur mue digitale seront celles qui tireront leur épingle du jeu. Une mue qui passe notamment par l’automatisation d’un certain nombre de process RH et administratifs. A ce titre, les fonctions courriers sont elles aussi concernées, avec en premier lieu, l’envoi des lettres recommandées.

Lettre recommandée en ligne

 

Désormais, il est possible d’opérer l’ensemble des fonctions courriers d’une entreprise depuis une plateforme web disponible en mode SaaS. Prenons l’exemple d’un courrier recommandé. Inutile de se déplacer physiquement à La Poste et de conserver précieusement vos bordeaux d’envoi ou vos accusés de réception : tout se fait aujourd’hui en ligne, directement depuis votre poste de travail.

Voici quelques-unes des principales fonctionnalités applicables à vos courriers recommandés depuis une telle plateforme :

 

  • L’envoi d’un courrier recommandé

Il suffit de déposer le fichier à envoyer en recommandé sur la plateforme (en .doc, .docx, .odt, pdf ou rtf), saisir les coordonnées du destinataire et choisir les modalités d’impression. Vous recevez instantanément l’avis de dépôt et UrbanPost se charge du reste. Le courrier sera imprimé et mis sous pli dans le centre de traitement le plus proche de votre destinataire, puis remis en main propre par l’un de nos préposés

 

  • Le Publipostage

Bien sûr, les possibilités d’envoi ne se limitent par un seul courrier. Grâce à nos fonctionnalités de publipostage, vous pouvez adresser autant de recommandés que vous le souhaitez. 1, 10, 100 ou 1 000 courriers recommandés peuvent être envoyés en 1 clic depuis la plateforme d’UrbanPost en fonction de vos besoins.

 

  • La traçabilité de vos envois

Grâce à un code-barres apposé sur chaque pli, vos courriers bénéficient d’un suivi individuel, pour une traçabilité optimale. À tout moment, il suffit de vous connecter à la plateforme UrbanPost pour suivre le bon acheminement de votre lettre recommandée.

 

  • La notification instantanée de l’accusé de réception

Cette traçabilité renforcée va de pair avec l’envoi instantané de l’accusé de réception. Dès la remise en main propre du pli, le destinataire appose sa signature électronique sur le smartphone du préposé UrbanPost chargé de livrer le pli. L’expéditeur reçoit aussitôt une notification par mail accusant réception du recommandé. Bien sûr, la valeur légale de l’accusé de réception est strictement identique à celle de l’opérateur historique, puisqu’UrbanPost bénéficie de l’agrément postal de l’Arcep (Autorité de Régulation des Communications Électroniques et des Postes) au même titre que le Groupe La Poste.

 

  • La mise à disposition d’un archivage numérique sécurisé

Inutile de mobiliser des ressources physiques ou de précieux m2 pour archiver votre courrier. L’ensemble du dossier lié à vos envois de recommandés (copie du courrier, bordereau d’envoi, accusé de réception) bénéficie d’un archivage électronique automatique sur la plateforme de notre partenaire CDC Arkinéos, filiale de la Caisse des Dépôts. Cet archivage sécurisé garantit la conservation de vos données pendant 10 ans, durée légale de la période de prescription.

 

  • La gestion optimisée de vos données

Combien de courriers recommandés avez-vous envoyé dans l’année ? Pour quel coûts ? Et avec quel délai d’acheminement ? Quel est votre taux de PND (plis non-distribué – généralement en raison d’une mauvaise adresse) ? L’ensemble de ces données est disponible en un coup d’œil sous forme de tableurs ou de graphiques. Vous disposez ainsi d’une vision globale pour piloter au mieux l’ensemble de votre activité courrier.

 

  • L’augmentation de la vitesse de livraison

Vous êtes à Paris et vous souhaitez envoyer un courrier recommandé à Montpellier. Une fois téléchargé sur la plateforme UrbanPost, le fichier sera imprimé directement sur notre centre de traitement de Montpellier, annulant ainsi la distance entre les deux villes et économisant un précieux temps de transport.

 

  • La réduction de votre bilan carbone et de votre empreinte environnementale

Qui dit temps de transport limité, dit aussi bilan carbone allégé. D’autant plus que la distribution locale des plis opérés par UrbanPost est exclusivement effectuée en véhicule électrique.

 

N’hésitez pas à solliciter une démonstration de notre plateforme. Les équipes d’UrbanPost se tiennent à votre disposition pour répondre à toutes vos questions.

 

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Topics: éditique, courrier recommandé, nouveaux opérateurs postaux, facility management, traçabilité du courrier, coworking

Written by Yan OUZEGDOUH