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Comment faire des économies sur l'envoi de ses factures ?

14 septembre 2017 / by Julien GLAVIER

La gestion du document est aujourd’hui un réel enjeu pour les entreprises car de nombreuses informations sont encore transmises par l’intermédiaire de flux papiers et gérées par les employés au quotidien, en plus des missions liées à leur cœur de métier.

La très grande majorité des entreprises ont aujourd’hui amorcé leur transformation digitale et recherche donc des leviers pour déployer des solutions de dématérialisation des documents.

La mise en place de ces solutions de transition numérique (dématérialisation courrier) peuvent paraitre compliquées et coûteuses, notamment pour des PME ; en réalité, avec un bon accompagnement, la mise en place peut être rapide, et le retour sur investissement (ROI) immédiat.

Aujourd’hui, nous vous proposons de nous pencher sur un objectif commun à beaucoup d’entreprises et qui peut être la 1ère étape d’une transformation digitale réussie de la chaine documentaire :

La dématérialisation peut-elle me permettre de réduire mes coûts d’envois de factures ?

Constat d’un traitement en interne de l’envoi des factures

Tout d’abord, et selon une enquête BVA, le coût moyen estimé de traitement d’une facture sur l’ensemble du processus est de 9 € pour l’émetteur.

Ce montant prend bien évidemment le coût du temps de travail des collaborateurs qui réalisent notamment les tâches d’impression, de mise sous pli, d’affranchissement ; la gestion des demandes d’exceptions est l’une des missions les plus chronophages et ayant le taux d’erreur le plus important.

Dans votre entreprise aussi, des collègues viennent aider lors des pics d’activité d’envois de factures ?

Malgré les efforts de concentration, les sources d’erreurs sont nombreuses (erreur d’adressage, mauvais nombre de pages, inversion de document, exception non traitée, …) et les répercussions peuvent avoir de lourdes conséquences comme un retard de règlement, ou pire, un destinataire qui découvrirait les conditions tarifaires d’un autre client plus avantageuses …

La sécurisation des données est également un point sensible car les factures comportent des informations confidentielles et parfois stratégiques ne devant pas être visibles par n’importe qui dans l’entreprise.

L’autre centre de coût important est la gestion du matériel et des consommables.

En effet, en fonction des volumes à traiter, l’investissement dans des machines spécifiques peut être nécessaire et coûteux (imprimante haut de gamme, machine de mise sous pli premium, machine à affranchir « intelligente », …). Les frais inhérents à leur utilisation n’est pas neutre car il convient de prendre en compte la logistique, non négligeable, des consommables : achat des cartouches, du papier, stockage (surface et gestion de stock), …

 

Externaliser l’impression et l’envoi de vos factures vous permet de réduire tous ces coûts et d’apporter des services complémentaires

Confier à un partenaire la gestion de l’envoi de ses factures va vous permettre d’optimiser vos coûts internes :

  • Eviter aux collaborateurs des tâches sans valeurs ajoutées et leur permettre de se recentrer sur leur expertise métier.
  • Supprimer les erreurs de mises sous plis et leurs conséquences
  • Sécuriser la confidentialité des données
  • Réduire ses coûts matériels par la suppression de certains, ou à minima référencer des modèles moins évolués.
  • Baisser les coûts de gestion des consommables

En complément l’externalisation de la facturation va vous permettre de réaliser des économies d’affranchissements car vos envois vont profiter d’un processus de massification et d’un accès aux tarifs mécanisables & industriels de La Poste (sous réserve d’éligibilité).

De plus, vous bénéficiez d’une meilleure mise sous plis et d’une possibilité de regroupement de factures par adresse afin d’éviter l’envoi de plusieurs plis pour un même destinataire.

Enfin, depuis l’ouverture du marché postal en 2011, de nouveaux opérateurs postaux privés proposent des solutions de distribution complémentaires au réseau de La Poste, notamment pour les courriers recommandés, permettant de réduire le budget affranchissement.

 

Les avantages d’une plateforme courrier

L’externalisation de l’envoi de vos factures nécessite la mise en place d’une plateforme courrier ; Celle d’UrbanPost est considérée par ses clients comme très intuitive et simple d’utilisation.

Les avantages d’une plateforme courrier sont multiples mais nous pouvons néanmoins mettre en avant :

  • L’accès à une plateforme 100% Cloud, donc sans installation de logiciel
  • Des accès sécurisés, limitant les connexions aux seules personnes habilitées
  • La dépose d’un fichier comportant les différentes factures en quelques secondes ; le processus de composition et d’envois des factures étant totalement automatisé par la suite
  • Une traçabilité des envois pour connaitre notamment la date de remise en Poste
  • Une recherche multicritère permettant d’avoir les informations en 24/7
  • Des rapports d’activité pour piloter la prestation
  • Un archivage des données en coffre-fort numérique garantissant l’intégrité et la non altération des documents.

Un autre avantage d’externaliser l’envoi de ses factures via une plateforme courrier est l’accès à une communication multicanal. Cette fonctionnalité allie les envois sur support physique (courrier) et numérique ; vous pouvez donc prévoir en complément de l’envoi par courrier postal de vos factures, une notification email ou sms informant vos destinataires de la mise à disposition de ce document sur votre espace clients par exemple.

D’autres fonctionnalités innovantes sont possibles en mode multicanal mais nous aborderons ce sujet dans un autre article prochainement.

                

Améliorer vos indicateurs liés au règlement des factures

Une bonne gestion des envois de ses factures a des impacts positifs directs sur les délais de paiement et sur le taux de recouvrement de celles-ci. Vous disposez d’une base solide pour effectuer vos relances et le fait de réduire le délai d'envoi de vos factures génère automatiquement des règlements plus rapides.

De plus, vous pouvez même piloter vos actions de recouvrement depuis la plateforme courrier en transférant vos courriers de relances et ceux de mise en demeure.

Concernant les courriers en recommandés, vous bénéficiez du suivi jusqu’à la remise au destinataire.

 

Comme nous venons de le voir, les leviers d’optimisation des coûts de gestion des envois de vos factures sont nombreux et permettent de générer des économies dès les premiers envois.

La mise en place est simple, rapide et les équipes UrbanPost disposent d’une réelle expertise pour vous accompagner dans cette conduite du changement.

Une fois cette première étape mise en place vous pourrez réfléchir à implémenter d’autres solutions pour continuer dans votre élan de transformation digitale, comme par exemple :

 

 Si vous souhaitez en savoir plus sur le déploiement de nos solutions d’externalisation de vos factures et découvrir concrètement les différentes étapes pour envoyer vos courriers nous vous proposons une démonstration de notre plateforme.

 

Demande de demo

Written by Julien GLAVIER

    

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