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DAF et RH : comment faciliter la gestion du courrier administratif ?

16 mai 2018 / by Pierre Dezellus

Contrats, bons de commande, fiches de paie, convocations et informations diverses liées aux IRP, les directions administratives et financières, comme les ressources humaines, gèrent en permanence une masse imposante de courriers. Certes, beaucoup sont désormais dématérialisés et envoyés par mail, mais en fonction de l’importance du pli, l’envoi d’un courrier papier reste privilégié. Des outils sont aujourd’hui disponibles pour simplifier la gestion quotidienne du courrier administratif et en réduire les coûts.

 

Plateforme dématérialisée de la gestion du courrier
 
La gestion du courrier réclame un véritable investissement matériel et humain pour une entreprise, lié autant aux consommables (cartouches d’encre, papiers et enveloppes, imprimantes, machines à affranchir) qu’aux ressources internes qui y sont consacrées (personnel, voire locaux dédiés à l’archivage et au stockage). A l’ère des mails, des tweets et autres Chatbots, cette gestion parfois artisanale fleure bon le parfum d’antan, mais peut aussi être améliorée. A la clé, des gains de productivité capables de décharger les ressources humaines et les services administratifs de ces tâches souvent chronophages. Cela n’a l’air de rien, mais une gestion optimisée du courrier, c’est autant de temps gagné pour permettre aux DAF et DRH de se consacrer à leur cœur de métier : la qualité et l’investissement des équipes, et la performance de l’entreprise.

Par exemple, en cas de consultation d’un CE, CCE ou CHSCT, combien de reports d’avis pourraient être évités si on obtenait l’assurance que les membres de chaque IRP concerné disposent de tous les documents dans les délais. Les solutions de suivi des envois associées à la gestion dématérialisée du service courrier constituent à cet égard un avantage considérable.

La dématérialisation du service courrier

Fluidifier la concertation avec les élus du personnel, éviter les retards dans la distribution du courrier, réduire drastiquement les PND (plis non distribués, souvent en raison d’une adresse obsolète ou d’une erreur dans le nom du destinataire), faire face aux pics d’activité liés par exemple à l’envoi massif de fiche de paie en fin de mois, tout cela est désormais possible grâce aux plateformes Cloud et aux services SaaS de gestion du courrier.

Grâce à elles, les directions des entreprises peuvent moduler leurs envois en fonction des typologies de documents. Le mail et autres solutions de messagerie pour les échanges courants ; les plateformes de gestion dématérialisée du courrier et les solutions éditiques pour les courriers que vous jugerez suffisamment importants ou stratégiques pour être envoyés sous format papier. Une telle plateforme permet à l’utilisateur de piloter et de conserver le contrôle permanent de ses envois.

 

Suivi de la performance du service courrier

Les avantages d’une plateforme de gestion du courrier

Il suffit de télécharger sur la plateforme le ou les documents à envoyer, et le tour est joué. Nous nous chargeons ensuite d’imprimer et de distribuer votre courrier. De votre côté, vous disposez en temps réel de toutes les informations liées à la collecte, à la distribution et au suivi de vos envois. Un véritable garde-fou en cas de litige liés à la distribution du courrier. Bien sûr, le système s’applique aussi aux courriers recommandés en ligne, dont la valeur légale est strictement identique aux recommandés classiques.

Inutile désormais de vous encombrer d’une pile de documents, soumis à un archivage physique aussi encombrant que laborieux. Chaque envoi est classé sur la plateforme par date de dépôt, associé au nom du destinataire et au montant de l’affranchissement. Il bénéficie aussi d’un archivage électronique sécurisé. Pendant 10 ans, vous pouvez accéder en 1 clic à l’ensemble de votre correspondance.

Sans compter que la réduction des consommables limitent également les coûts liés à la gestion du courrier. A ce propos, saviez-vous que La Poste estime à 1 euro le coût d’un PND ? En cas d’envois en masse, le montant total peut vite monter en flèche. Autant de perte en moins grâce aux solutions de tracking offertes par UrbanPost. Il suffit de changer en ligne l’adresse du destinataire pour que la modification soit prise en compte en temps réel par notre plateforme.

Soucieux de veiller au quotidien aux intérêts de ses clients, UrbanPost associe l’usage de sa plateforme de gestion du courrier à la tenue régulière de comités de pilotage, dans un objectif d’amélioration continue de la performance. Dès à présent, nos experts courrier se tiennent à votre disposition pour améliorer à vos côtés le fonctionnement de votre service courrier.

 

Conseil service courrier

 

Topics: éditique, courrier recommandé, recommandé en ligne, nouveaux opérateurs postaux, facility management

Written by Pierre Dezellus