Tarifs postaux : comment les alléger ?

Tarifs postaux
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Afin de réduire leurs coûts globaux, les entreprises sont à la recherche d’un certain nombre d’opportunités. Il est parfois difficile d’obtenir des réductions sur les coûts de production de ses produits. Dans le cas de la commercialisation de biens physiques, cela nécessite par exemple de complexes négociations avec les fournisseurs.Les entreprises commercialisant des services se focalisent elles aussi sur leurs centres de coûts pour améliorer leur rentabilité. Il est toujours difficile de mettre en place des plans de licenciement ou de réduire les budgets marketing.

Mais une autre opportunité est trop souvent oubliée : l’optimisation du service courrier, et des envois en recommandé. Avec les solutions de dématérialisation actuelles, qui impliquent de combiner un flux numérique et physique lors de l’envoi de courrier, il est en effet possible d’alléger considérablement ses tarifs postaux.

La diminution des tarifs postaux grâce à l’affranchissement

La mise en place d’un envoi de courrier recommandé en mode dématérialisé passe par quatre étapes :

  • La mise en ligne par l’expéditeur des documents sur la plateforme sécurisée.
  • L’envoi en impression des documents sur le site le plus proche.
  • Après affranchissement, la distribution (seule étape physique) est effectuée par les préposés.
  • L’avis de réception automatiquement envoyé à l’expéditeur dès la réception du courrier par le destinataire.

Parmi ces étapes, l’affranchissement postal s’effectue sur la base de la grille tarifaire remise, et le montant est indexé sur le poids du courrier. Avec UrbanPost, l’expéditeur bénéficie d’un phénomène de massification des envois qui implique une réduction des tarifs postaux. En effet, le grand nombre d’envois réalisés permettent de réduire leur coût unitaire. L’impression et le reconditionnement sont également moins chers.

Limiter le recours aux consommables et mieux gérer ses données

Dans le cadre de la gestion du courrier, l’un des principaux avantages de la dématérialisation est qu’elle permet à l’entreprise de limiter au maximum le recours aux machines, ainsi qu’aux consommables indispensables à leur fonctionnement. Par exemple, plus besoin d’imprimer un à un vos envois. Il faut simplement mettre en ligne le document sur la plateforme, et votre opérateur postal s’occupe du reste, avec les tarifs préférentiels évoqués précédemment. 

La digitalisation des envois offre aussi la possibilité aux entreprises de gérer parfaitement leurs données. Les PND par exemple, qui sont des courriers renvoyés à l’expéditeur en raison d’une adresse erronée, ou d’un mauvais nom, coûtent cher aux entreprises. De plus, mieux connaître ses destinataires est très utile dans la durée pour une autre raison : cela permet de proposer un produit ou service toujours plus adapté à son marché.

Les entreprises de taille assez importante, envoyant de nombreux recommandés doivent absolument se doter d’une solution d’envoi adaptée à leurs besoins et à des tarifs postaux raisonnables.. De manière générale, la lettre recommandée avec accusé de réception digitale peut faire économiser jusqu’à 20% à une entreprise sur l’envoi de courriers recommandés.

De plus, le service est d’une excellente qualité. Les données sont mieux sécurisées que lors des envois traditionnels. Les expéditeurs ont aussi accès à une traçabilité parfaite de leurs envois et à un avis de réception automatique qui leur fait gagner beaucoup de temps.

En plus des tarifs postaux avantageux, le service de courriers recommandés d'UrbanPost propose une gestion des avis de passage très performante en cas de non présence du destinataire. Tout d'abord, l'appairage des informations est effectué, ce qui signifie que le préposé UrbanPost scan les data-matrix du courrier et de l'avis de passage. Ensuite, ce même préposé dépose l'avis de passage dans la boite aux lettres du destinataire. Une fois que ce dernier le récupère, il a la possibilité de programmer une seconde présentation sur rendez-vous entre 8h et 20h.

Enfin, le préposé se présente sur le créneau convenu pour la remise du courrier. Il est assez avantageux pour le destinataire de pouvoir replanifier la visite du préposé sans avoir à sortir de chez lui.

De plus, d'un point de vue juridique, l'expéditeur est également gagnant puisque l'horodatage juridiquement déterminant est celui de la première présentation. Dans le cas par exemple, de mesures administratives urgentes, il n'est donc pas tributaire d'un destinataire qui serait trop souvent indisponible, à qui il est compliqué de remettre son courrier, et qui se plaindrait de ne pas avoir reçu son recommandé au moment ou il était disponible, en rejettant la faute sur l'expéditeur.

Pour savoir comment envoyer un recommandé de manière efficace, téléchargez notre livre blanc !

 

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