Avantages d'une plateforme Cloud pour la gestion des flux courriers

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Le traitement du courrier est une activité fastidieuse, onéreuse et peu valorisée ; pour autant chaque jour le personnel, dédié ou non, de chaque entreprise doit effectuer de multiples tâches avant de lire son courrier ou de le transmettre à son destinataire.

Pour rester dans la course dans un environnement compétitif où chaque poste de coût compte, les entreprises ne choisissent pas le même mode de fonctionnement dans la gestion du courrier entrant et sortant ; avec ou sans un espace centralisé, avec ou non une équipe d’opérateurs dédiés, ...

Néanmoins, le traitement de la circulation des plis et des colis demeure une fonction à contraintes et un centre de coût avéré pour toutes les organisations mais des solutions innovantes existent.

La traçabilité des flux entrants et sortants est souvent organisée de manière basique, voir archaïque alors que les enjeux peuvent avoir des impacts très importants, comme des pertes de contrats, de chèques, d’originaux de documents, de procédures juridiques ou d’informations confidentielles.

La raison principale est que les entreprises ne sont pas équipées d’outils permettant d’optimiser et de suivre les échanges de correspondances, estimant souvent un coût élevé et une complexité d’installation et de paramétrage.

 

En plein essor la transformation digitale œuvre également sur les fonctions courriers.

Aujourd’hui des solutions technologiques sont disponibles pour répondre aux besoins des entreprises, quelles que soient leurs tailles, pour optimiser, sécuriser, suivre et analyser les flux de lettres et de colis entrants & sortants.

C’est le cas de la plateforme de gestion du courrier UrbanPost, 100 % cloud (SaaS) qui s’intègre parfaitement aux organisations des PME comme à celles des grands groupes avec une gestion multi-sites.

La saisie des objets entrants s’effectue en quelques secondes, facilitée par une technologie innovante de renseignement des informations dynamique et intuitive. La plateforme UrbanPost est développée en interne par nos équipes d’ingénieurs et apporte un niveau de personnalisation très important par rapport aux autres solutions du marché.

Les informations des destinataires sont par exemple consignées dans un module spécifique de gestion d’annuaire (interface possible avec vos solutions internes) permettant notamment, au-delà de pré-remplir les champs d’adressage, d’intégrer des notions de délégataire/mandataire ou de distribution « sur mesure » en fonction du profil.

Les remises aux collaborateurs sont ensuite opérées en fonction des spécificités de chaque organisation : remise au service courrier, à l'accueil, distribution en étage avec remise en main propre ou en zone de regroupement, …, et consignées sur smartphones ou tablettes.

 

Avec UrbanPost fini les cahiers ou les bordereaux papier : Une traçabilité numérique qui change tout !

Le suivi du courrier proposé est 100% numérique; la dématérialisation garantie donc une intégrité et une non altération des informations. Vous savez en temps réel et avec une disponibilité 24/7 l’état actuel des flux (livré, en attente de remise, …) et vous pouvez rechercher très facilement grâce à l’indexation des données des informations de distribution pour identifier, par exemple, qui a reçu tel document, quel jour et à quelle heure.

La plateforme vous permet également de disposer de rapports précis pour piloter au mieux votre organisation et affiner votre stratégie.

Bien évidemment, l’accès à ces informations est régi par des codes d’accès à la plateforme et des niveaux d’accréditation en fonction des profils (administrateurs, contrôleurs, utilisateurs, …).

 

Que vous soyez en recherche de solutions ou déjà équipé nous vous invitons à découvrir notre module de suivi des flux entrants et sortants avec une démonstration à distance de notre plateforme.

Vous serez étonné de voir quelles solutions technologiques peuvent être mises en place chez vous rapidement et facilement pour optimiser votre organisation et pourquoi nos clients nous font confiance !

 

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