Comment améliorer mon suivi du courrier ?

Suivi du courrier
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Dans la gestion administrative d’une entreprise, le courrier occupe une place prépondérante qui nécessite de lui dédier des moyens spécifiques. En effet, il implique une transmission d’informations tant en interne qu’en externe, et il faut encadrer cette activité courrier en se dotant des ressources humaines et technologiques nécessaires. Le suivi du courrier est un aspect particulièrement sensible. La remontée de l’information au destinataire lors d’un envoi est essentielle pour qu’il puisse, par exemple, s’adapter en cas de problème de livraison (ex: mauvaise adresse de destination). Bénéficier d’une traçabilité précise des envois est également profitable car elle permet de mieux gérer ses données dans la durée.

Acquérir les services d’une plateforme est le moyen le plus efficace pour gérer au mieux la traçabilité de vos courriers.

 

Les enjeux et bénéfices d’un bon suivi du courrier

Une plateforme de gestion du courrier apporte une aide précieuse dans l’organisation de votre espace courrier car elle centralise l’information et permet de piloter l’ensemble des actions. Son utilisation apporte des solutions aux problématiques suivantes :

 

  • Tracer les flux courrier entrants, circulants et sortants de l’entreprise
  • Comprendre et appliquer certaines procédures d'exploitation, des règles de traçabilité et de suivi des flux, adaptées aux règles de gestion et de sécurité de l'entreprise.
  • Gérer les demandes de suivi des utilisateurs
  • Générer des statistiques de réception et de distribution
  • Maîtriser la qualité de service rendu aux clients
  • Piloter et maîtriser les transporteurs
  • Gérer les envois de recommandés par les utilisateurs

Cette plateforme est très simple d’utilisation car elle est 100% Cloud. Contrairement à l’utilisation d’un logiciel par exemple, il n’y a donc aucun coût de configuration ou de maintenance et vos collaborateurs peuvent travailler depuis tous les terminaux avec une simple connexion Internet (smartphone, tablette, ordinateur portable…). L’outil convient aussi bien aux PME qu'aux grandes entreprises.

Le suivi des envois est sécurisé car les accès à la plateforme sont limités à vos utilisateurs. Lors de l’envoi, chaque objet est tracé jusqu’à sa remise au destinataire final avec une signature électronique de la preuve de livraison. La solution permet de traiter les objets porteurs d’un code-barres tels que les colis, les lettres recommandées ou les courriers tracés, et les objets sans code-barres grâce à une fonction d’identification et d’étiquetage.

L’affichage en temps réel du statut de chaque objet reçu est accessible pour chaque utilisateur désigné au sein de l’organisation.

La solution est prête à l’emploi, rapide à installer et intuitive pour les collaborateurs, vous pouvez donc mettre en œuvre rapidement votre traçabilité des courriers et colis.

 

Les principales fonctionnalités de suivi de la plateforme UrbanPost 

La plateforme UrbanPost vous permet d’obtenir un suivi étape par étape de vos envois, mais également d’améliorer l’organisation interne globale de votre espace courrier. Voici différents points à mémoriser :
 

  • Il est possible d’organiser au mieux le travail des agents courriers, membres du personnel en charge de la distribution du courrier dans l’entreprise. Leur travail est facilité par la prise en main simple de la plateforme et certaines de ses fonctionnalités, comme par exemple l’annuaire interne qui liste les différents destinataires répertoriés dans l’entreprise. Il rend plus rapide la réception des colis ou courriers recommandés et leur redistribution.

  • Pour les entreprises de grande envergure, implantées sur des sites physiques à la superficie importante, il est simple d’organiser l’aspect logistique pour la réception et la distribution des envois. La plateforme permet de référencer les différents bâtiments qui composent le site et de définir des secteurs de distribution, en fonction du mode de fonctionnement de l’entreprise. Il peut s’agir d’étages, de services, ou de simples zones géographiques propres à un bâtiment.

  • Le suivi des distributions est efficace car la remise de tous les flux entrants est tracée. De la mise en instance à la remise en mains propres, tous vos courriers ou colis réceptionnés seront distribués avec une preuve de remise électronique (signature, lecture d’un QR code, validation par SMS…). Les agents courriers remettent les plis ou colis selon les règles de gestion internes et le plan de distribution que vous définissez (ex : adaptation pour les objets sensibles).
  • Au moment de l’expédition, vous pouvez suivre vos expéditions auprès de plus de 60 transporteurs. Chaque envoi est suivi directement auprès de chaque transporteur. Les colis ou documents expédiés par vos utilisateurs sont centralisés au sein d’un seul et même outil de suivi.

À l’heure ou la digitalisation renforce notre capacité à capter des données pour piloter nos actions de manière plus efficace, se doter d’un outil adapté est indispensable à la productivité d’une entreprise.

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