Sous-traitance du service courrier, comment la mettre en place ?

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Pour conduire leur développement de manière optimale, de nombreuses entreprises ont aujourd’hui recours à des activités de sous-traitance. Le principe est de confier la réalisation à un tiers d’une ou plusieurs opérations de conception, d’élaboration ou de mise en œuvre d’un produit. Il est particulièrement pertinent de sous-traiter la gestion d’un pôle que l’on veut rendre plus performant, sans toutefois avoir les ressources nécessaires en interne pour pouvoir le faire.

Pour ce qui est du service courrier, la sous-traitance est une solution très appréciée car beaucoup de grands groupes ont des pratiques anciennes et inadaptées à leurs exigences de performance actuelles. Le prestataire qu’elles sollicitent leur apporte ainsi une grande valeur ajoutée.  Voyons ensemble comment mettre en place la sous-traitance de votre service courrier.

Comment initier la sous-traitance du service courrier ?

Dans les faits, l’intérêt de l’externalisation du service courrier pour une entreprise est simple : le prestataire, un opérateur postal, améliore la gestion du pôle en apportant une expertise humaine et technologique, ainsi que de rigoureux processus qui rendent plus efficace l’organisation du travail. Le premier pas vers la mise en place d’une activité de sous-traitance est donc la nécessité avouée d’avoir recours à des ressources extérieures pour moderniser son activité.

Il faut toutefois savoir choisir l’opérateur postal à qui confier cette tâche. Les opérateurs agréés par l’ARCEP, comme UrbanPost, sont reconnus pour avoir la légitimité d’assurer la conduite du changement et la gestion opérationnelle des activités courrier. Pour savoir quel opérateur choisir, il faut faire un état des lieux afin de définir précisément ses besoins. Après cet « audit », l’entreprise pourra identifier une offre qui lui correspond et l’opérateur postal qu’il lui faut pour la mettre en place. 

Faut-il opter pour une sous-traitance partielle ou totale ?

Une fois les besoins et l’opérateur identifiés, il faut définir précisément les activités à externaliser et le cadre de l’accompagnement. Certaines entreprises ont besoin que l’opérateur gère leur service courrier du début à la fin. 

Dans le cas d’UrbanPost, cela inclut 3 services principaux : 

  • La gestion de la salle courrier avec, entre autres, la mise à disposition d’agents courriers qualifiés pouvant assurer la gestion des flux entrants et sortants
  • La mise en place d’un service éditique de qualité, (très important pour la gestion de courrier), comprenant l’impression et la mise sous plis des courriers.
  • La distribution des courriers recommandés, plis sensibles auxquels il faut prêter une attention particulière. Elle est effectuée de manière efficace, avec un suivi ultra-précis de chaque envoi et une réduction des tarifs postaux grâce à un phénomène de massification.

Ces trois solutions sont mises en œuvre en s’appuyant sur un outil de gestion : la plateforme UrbanPost, qui permet de centraliser toutes les actions et informations.  Elle est très simple d’utilisation. La digitalisation offre de réelles perspectives au service courrier.

L’entreprise peut donc opter pour une gestion totale ou bien choisir de n’externaliser qu’une seule activité. Cela prend par exemple du sens si elle a simplement besoin d’un service d’impression efficace, ou d’une solution d’envois de recommandés. Il y a aussi la possibilité d’uniquement faire installer la plateforme avec formation par l’opérateur de ses équipes actuelles.

 

Pour savoir comment externaliser la gestion de votre service courrier, il faut donc définir précisément vos besoins. Vous pouvez avoir recours à une séance de conseil personnalisée gratuite. Cela vous aidera à faire l’état des lieux de votre service courrier actuel en identifiant ses points forts et ses axes d’amélioration.  Vous serez ainsi en mesure de choisir une solution adaptée !

 

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