Comment simplifier la gestion de mon service courrier ?

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La digitalisation s’imposant aujourd’hui comme une nécessité dans toutes les structures, de nouvelles pratiques voient le jour et modifient les manières de travailler des organisations. Les entreprises qui réussissent leur transformation digitale appliquent ces bonnes pratiques à tous leurs départements, et tirent donc une très grande valeur ajoutée de ce processus, ce qui leur procure un avantage concurrentiel indéniable. 

Le service courrier est aujourd’hui souvent considéré comme un pôle traditionnel dont le bon fonctionnement est un prérequis nécessaire à la bonne marche de l’entreprise. Pourtant, il est assez rare que des réflexions soient menées pour optimiser ses performances et faire de ce service postal un levier à part entière de la croissance d’une entreprise. Or, en digitalisant son service courrier, il est possible de le rendre beaucoup plus efficace et d’en faire un levier de croissance à part entière. Cette digitalisation passe par l’utilisation d’une plateforme. Alors, comment procéder ?

Pourquoi utiliser une plateforme web pour mieux gérer mon courrier ? 

La digitalisation du service courrier consiste très souvent à utiliser une plateforme web pour organiser les actions du quotidien. Grâce à cette dernière, il sera possible de mettre en œuvre les envois de manière plus rapide, et de gérer toutes les étapes qui s’y rapportent, de la préparation à la gestion post-livraison. 

L’utilisation de cette plateforme web a pour grand avantage de permettre des actions 24h/24, 7j/7. Dans le cas d’envois urgents, c’est une faculté non négligeable. Ensuite, la gestion des envois est effectuée en toute autonomie.

Il est possible de personnaliser les paramètres d’envoi, et d’une manière générale, l’utilisation d’une plateforme offre une grande flexibilité par rapport à un envoi physique. De plus, elle assure un suivi ultra-précis de toutes les étapes de l‘envoi. L’expéditeur sait systématiquement ou en est l’acheminement de son courrier.

La digitalisation des actions permet aussi un accès à l’historique d’envoi, accessible à tout moment. De même, le système d’archivage est assuré de manière virtuelle à travers l’utilisation d’un coffre-fort numérique. La sécurité des données est ainsi assurée. Il convient de rappeler que durant le processus d’envoi, la plateforme est parfaitement sécurisée.

Comment piloter ses actions à l’aide d’une plateforme ?

Piloter ses actions en utilisant une plateforme a donc de nombreux avantages. Dans les faits, un envoi se décompose en plusieurs étapes :

  • Création d’un compte sécurisé sur la plateforme par l’entreprise
  • Mise en ligne (PDF) de son envoi : en quelques clics, l’expéditeur met en ligne le(s) fichier(s) à envoyer sur la plateforme
  • Collecte numérique : après le dépôt des documents sur la plateforme, ces derniers sont envoyés en impression sur le site le plus proche de l’adresse de livraison.
  • Distribution : Le courrier est affranchi au service choisi. L’affranchissement postal s’effectue sur la base de la grille tarifaire remise, et le montant est indexé sur le poids du courrier. Ensuite, les préposés livrent les courriers de manière efficace et écologique. 
  • Suivi de l’envoi : grâce à la plateforme, l’expéditeur peut toujours savoir en temps réel ou en est son envoi et l’accusé de réception est généré automatiquement (notification email par exemple).
  • Gestion post-livraison : un avis de passage est laissé en cas de non présence du destinataire, l’archivage numérique est facilité… 

L’installation d’une plateforme de gestion de courrier au sein d’une entreprise permet une réduction des tarifs postaux (archivage moins cher dû à la massification des envois, réduction des consommables physiques…) et un gain de temps permanents. La plateforme en question peut également offrir un service de tracking du courrier plus général.

Pour mettre en place ce projet de dématérialisation, il faut parfois externaliser la gestion de son service courrier à un prestataire performant. Pour savoir quel opérateur choisir, il faut se référer aux acteurs certifiés par l’ARCEP, comme UrbanPost. Vous devrez peut-être changer d'opérateur postal, ce qui est possible de manière très simple et rapide.

Pour en savoir plus sur les manières d’optimiser la performance de son service courrier, demandez une séance de conseil personnalisée gratuite ! 

 

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