Comment rendre mon service courrier plus performant ?

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Pour permettre à une entreprise de se développer et d’atteindre un niveau de croissance élevé, il faut souvent mettre en place un certain nombre de mesures stratégiques. Ces mesures peuvent avoir comme objectif de développer l’activité principale de l’entreprise, d’étendre ses services pour toucher une nouvelle cible, d’aménager son offre en fonction de la concurrence…

L’évolution permanente de leur environnement conduit les firmes à s’adapter constamment en exploitant les nouvelles possibilités qui s’offrent à elles afin de développer la productivité de chacun de leur pôle.

Le service courrier, de par son activité essentielle au fonctionnement d’une entreprise, est un service sur lequel les modifications structurelles peuvent apporter une valeur ajoutée significative. De nouvelles pratiques, provenant essentiellement de la digitalisation et de l’externalisation de certaines activités doivent être mises en oeuvre, d’autant que la conduite du changement est simple et rapide. Voyons comment rendre votre service courrier plus performant.

Pour moderniser le service courrier, améliorez la gestion de la salle courrier en elle-même

Pour améliorer la gestion globale de votre salle courrier, il faut mettre en place des services qui répondent à vos besoins. Pour cela, il est conseillé d’effectuer une analyse précise du système en place. Cette analyse fonctionnelle prend la forme d’un audit effectué par des experts du service courrier, et permet de faire un état des lieux de l’organisation et de la gestion des flux de courriers. A l’issu de cet audit, les équipes procèdent à la remise d’une documentation reprenant les informations recensées et les axes d’améliorations qui pourraient être déployés.

Il est ensuite possible de mettre en place trois sortes de services, dont la gestion est simplifiée par l’utilisation d’une plateforme :

- Facility management : l’opérateur postal met des employés à disposition de votre entreprise pour l’externalisation de certaines fonctions. Il peut par exemple s’agir d’opérateurs courrier spécialisés qui assurent la prise en charge de la gestion de vos courriers entrants et sortants. 

- Optimisation globale des flux entrants et sortants : En externalisant ou pas, l’utilisation de la plateforme permet une gestion optimisée des documents entrants et sortants de l’entreprise avec par exemple :

  • La numérisation des courriers entrants
  • La distribution interne ordonnancée
  • L’externalisation des courriers sortants (éditique)
  • La massification des affranchissements

- Traçabilité des plis sensibles : le recours à un module permettant une traçabilité pointue des courriers est particulièrement utile dans le cas de courriers sensibles, type recommandés, courrier direction, dossier d’appel d’offres…

Les courriers bénéficient d’un suivi de l’arrivée au service courrier / accueil jusqu’au destinataire final. Chaque information est disponible sous format numérique via la plateforme ou notification mail. Fini les registres papiers !

La plateforme permet donc de centraliser la gestion de sa salle courrier, et d’offrir des fonctionnalités très utiles.

Moderniser la partie éditique du service courrier

Les prestations éditiques désignent généralement l’ensemble des moyens informatiques appliqués à l’édition de données de l’entreprise, se traduisant par la production de documents physiques.

Pour ce qui est du service courrier, l’éditique implique de mettre en œuvre les outils permettant d’imprimer en masse des documents, de les mettre sous plis, et de les transmettre au distributeur. Les prestations éditiques ont donc une importance capitale au sein d’un service courrier, et la qualité de la prestation dépend largement de l’outil utilisé pour centraliser les informations. Externaliser ce genre d’activité permet de gagner beaucoup de temps. Le recours à une plateforme intuitive est donc fortement recommandé. La plateforme UrbanPost offre une solution éditique adaptée à tous les niveaux de volume.

Pour les flux égrenés, chaque utilisateur dépose ses fichiers à n’importe quel moment de la journée pour des envois unitaires ou en petits volumes.

Concernant les flux en masse, un serveur FPT(S) est mis à disposition pour le dépôt des fichiers volumineux avec une règle d’analyse et un scénario spécifique.

La réalisation de publipostage est simplifiée et un système de validation élaboré permet d’éviter les erreurs. La plateforme inclut une imprimante virtuelle, ce qui est utile pendant la phase d'essais, permettant de « traiter » les documents sous forme de fichiers plutôt que de les imprimer sur des feuilles de papier. C’est beaucoup plus efficace et bien moins coûteux.

Nous composons pour chaque destinataire un message à envoyer par voie numérique : mail, sms… Cela permet une communication multicanal.

Enfin, vous pourrez profiter d’un archivage électronique sécurisé. Un archivage à valeur probante des documents est effectué sur le coffre fort numérique ARKHINEO.

Optimiser la distribution de courriers recommandés

Bien gérer sa distribution de recommandés est aussi un axe à privilégier pour rendre votre service courrier efficace. En effet, ces plis sensibles sont d’une importance capitale. Là encore, l’utilisation d’une plateforme simplifie beaucoup les choses. Elle rend plus simple le processus d’envoi. En effet, l’expéditeur se connecte, met en ligne le fichier à envoyer et renseigne les informations relatives à son envoi (adresse de destination…). Après identification des adresses de livraison, les courriers sont isolés pour faciliter la collecte et triés selon le plan de distribution préalablement établi.

La distribution est ensuite effectuée par les préposés de l’opérateur postal qui distribuent les courriers aux adresses concernées et dans les délais convenus. UrbanPost apporte un suivi sur la distribution des courriers avec scan d’un datamatrix. De plus, les tournées de distribution sont optimisées pour permettre un gain de temps.

La massification des courriers sur des points de livraisons ciblés permet de réduire sensiblement les tarifs postaux.

La gestion des avis de passage est facilitée, et durant tout le processus de distribution, le suivi du recommandé est rendu plus simple, grâce notamment à la géolocalisation. La digitalisation de l’envoi assure un horodatage en temps réel, et la dématérialisation des documents de suivi (dont l’accusé de réception).

Pour envoyer une lettre recommandée avec accusé de réception, il est donc plus rapide et plus économique d'utiliser une plateforme. 

Vous l’aurez compris, les nouvelles possibilités de gestion du service courrier sont très bénéfiques pour l’entreprise.

Elles peuvent réellement optimiser votre rendement et sont simples à mettre en œuvre. UrbanPost propose différentes solutions directement liées aux besoins que vous pourriez avoir. Ces solutions sont complémentaires et vous serez en mesure de moderniser votre service courrier dans son ensemble. Vous aurez aussi la possibilité de n’opter que pour une seule solution si vous jugez qu’il y a simplement un besoin en particulier auquel il faut répondre.

Dans tous les cas, il est conseillé d’analyser votre situation globale pour mieux déterminer vos besoins prioritaires et pouvoir prendre les décisions qui vous correspondent le plus rapidement possible.

Si vous le souhaitez, et avant tout audit physique, vous pouvez faire appel à un expert gratuitement, sous forme de rendez-vous téléphonique de 30 minutes environ, afin d’obtenir tous les renseignements qu’il vous faut pour rendre votre service courrier plus performant.

 

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