Direction des achats : pourquoi se pencher sur la problématique courrier ?

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Au sein d’une entreprise, la direction des achats définit et met en œuvre ses actions en fonction des objectifs de sa structure, le plus souvent avec un but permanent de réduction des coûts. Pour mener à bien cette tâche, elle est régulièrement amenée à s’interroger sur les nouvelles opportunités qui existent pour rendre l’entreprise plus performante. Cela inclut tous ses départements et surtout les outils dont ils ont besoin pour être le plus efficace possible.

La recherche d’innovation est donc omniprésente. En cela, il peut être pertinent pour les services achats de trouver de nouvelles problématiques auxquelles répondre. Se pencher sur la problématique courrier, en pleine évolution avec la digitalisation de l’économie, fait partie intégrante de cette réflexion.

L’innovation autour de la problématique courrier

Les envois de courrier et de colis se modernisent de plus en plus. L’essor de la dématérialisation des documents facilite grandement cette activité, car elle réduit les coûts tout en faisant gagner du temps. Cette volonté de dématérialiser ses envois s’inscrit directement dans la démarche de transformation digitale que doivent amorcer les entreprises. Elle implique l’utilisation d’une plateforme pour gérer ses envois. Les expéditeurs mettent en ligne leurs documents à envoyer. Ces documents virtuels sont ensuite convertis en documents physiques pour que les agents courrier puissent les distribuer. Il s’agit donc d’un envoi de « courrier hybride » et non d’un envoi 100% digitalisé. La dématérialisation se rapporte surtout aux paramétrages de l’envoi et à la gestion post-réception (accusés de réception envoyés instantanément sur la plateforme, stockage numérique des données).

La conversion d’éléments virtuels en documents physiques est donc très importante. Les services d’édition de documents se développent également à grande vitesse. Ils offrent des fonctionnalités utiles, comme l’impression du courrier selon les volumes, de manière à pouvoir gérer aussi bien les envois de flux égrenés que de flux en masse.

Un service éditique de qualité est aussi très utile en dehors de la problématique courrier.   

La valeur ajoutée d’une solution de courrier et d’édition performante

Quel que soit le domaine et les objectifs, il est aujourd’hui indispensable pour les entreprises de se doter d’une solution technologique adaptée à leurs ambitions. Les services achats doivent d’ailleurs veiller à l’adoption de cette solution au meilleur prix et dans les meilleures conditions.

Dans le cas de la gestion de courrier et d’édition de documents, il existe une plateforme permettant de centraliser les actions et l’information afin de gagner en efficacité. La plateforme UrbanPost offre en effet aux employés la possibilité d’un pilotage global, et est très intuitive. Ses modules éditiques ne sont pas uniquement réservés aux activités courrier, et peuvent être utilisés par tous.

Une utilisation efficace des solutions de courrier dématérialisé permet de réduire ses tarifs postaux en évitant l’utilisation de consommables (ex : cartouches d’encres), et de gagner du temps grâce à la quasi instantanéité de la transmission d’information.

La digitalisation offre aussi un suivi beaucoup plus précis des envois, et en temps réel. C’est très utile pour les envois particulièrement importants comme les lettres recommandées.   

Les départements achats de l’entreprise sont toujours à la recherche d’opportunités pour permettre à leur firme de prendre une longueur d’avance sur ses concurrents. Il y a de nombreuses solutions pour cela, et se doter d’une plateforme de gestion du courrier facilitera grandement la gestion des flux internes et externes. La rapide diffusion de l’information qui en découle sera extrêmement profitable à tous.

Avec UrbanPost, le système de facturation est très simple. Pour les grandes entreprises, les factures sont ventilées par centre de coût. Le budget devant être pris en compte par la comptabilité générale est donc rapidement identifiable.
L'usage pour les PME est de créer un compte en ligne via le site web et d'effectuer un règlement simple et rapide par carte bleue.

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