Lettre recommandée en ligne, comment ça marche ?

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La dématérialisation est devenue une réalité avec l’apparition du stockage numérique qui, après 60 ans d’évolution, fait partie intégrante de notre quotidien.

A titre d’exemple, l'apparition des virements en ligne nous épargne de nombreux déplacements à la banque. Nous n’avons plus d’albums photos, mais des dossiers sur nos ordinateurs. 

Le service postal a pris le même virage, et il est tout à fait possible d’envoyer une lettre recommandée en ligne. Si la dématérialisation n’est pas totale, car le courrier est ensuite imprimé, la numérisation du dépôt permet de nombreux avantages, comme nous allons le voir dans ce résumé des grandes étapes de l’envoi d’un pli via internet. 

L’utilisation d’une plateforme en ligne

Aujourd’hui, il n’est plus nécessaire de se déplacer dans un bureau de poste, ou d’attendre la levée du courrier pour envoyer une lettre avec accusé de réception. Il n'est même plus nécessaire de s'encombrer d'un bordereau de recommandé. Il est en effet possible d'envoyer un recommandé en ligne en passant par une plateforme SaaS. Cette interface web permet d’envoyer un grand nombre de plis, sans se soucier de l’affranchissement.

Les entreprises n’ont donc plus la nécessité d’utiliser une machine à affranchir, ce qui constitue déjà un progrès considérable. Ce n’est cependant pas le seul avantage. La plateforme permet de mieux organiser la gestion de sa salle courrier en général, et de piloter la distribution des courriers recommandés en toute autonomie : 

  • Paramétrage des accès utilisateurs
  • Accès au service client
  • Rapports de consommation intuitifs

La dématérialisation des courriers, au-delà de proposer une interface de gestion jusqu’ici inexistante, donne la possibilité d'obtenir un suivi précis lors de l’envoi des recommandés. 

Le traitement par l’opérateur postal 

Après son envoi via la plateforme, le recommandé est imprimé et mis sous plis par l’opérateur postal. L’opération est automatisée, et réalisée dans la plupart des cas le jour même.

La valeur juridique d’un recommandé envoyé via une plateforme web est équivalente à un courrier envoyé de manière classique : UrbanPost est agréé par l’ARCEP, et son cachet postal est recevable par toutes les administrations.  

L’acheminement et la remise de la lettre recommandée 

La gestion du recommandé en ligne via la plateforme offre la possibilité à l’opérateur d’imprimer la lettre directement dans la région de destination, impactant de ce fait le temps de livraison, diminuant le risque de perte du pli, et son empreinte carbone.

La distribution est réalisée aux entreprises entre 9h00 et 18h00, et aux particuliers en début de soirée, entre 17h00 et 20h00, augmentant ainsi le taux de distribution en 1ère présentation, quand les destinataires ont une plus grande probabilité d’être présents à l’adresse de livraison.

Durant la distribution du courrier, les préposés vérifient l’identité du destinataire sur présentation d’une pièce d’identité, avant d’effectuer la remise sur signature électronique. Dans le cas d’une non remise du courrier, si le destinataire est absent ou ne présente pas de justificatif d’identité, la programmation d’un deuxième passage sur rendez-vous est possible directement en ligne.

La gestion post-livraison 

Faisant suite à la signature électronique, l’accusé de réception est automatiquement envoyé à l’expéditeur. L’avis de dépôt, la lettre, et l’accusé de réception sont ensuite stockés sur une plateforme d’archivage en ligne, pendant 10 ans. L’expéditeur est ainsi assuré de recevoir la confirmation de livraison en instantané, et de ne pas la perdre.

La dématérialisation est un des enjeux principaux des entreprises, pour réduire la consommation de papier, automatiser les processus, et jouir d’une meilleure organisation. Le secteur postal s’inscrit également dans cette démarche. Sa mutation propose en effet des innovations non négligeables, et constitue bel et bien un sujet sur lequel se pencher dans une démarche de dématérialisation globale. La réduction des tarifs postaux qu'elle propose est un point fort.. 

Si vous souhaitez en savoir plus sur le fonctionnement de l'envoi d'un recommandé par nos services, n'hésitez pas à télécharger notre livre blanc ! 

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