3 signes indiquant que la gestion de mon pôle courrier doit être externalisée

gestion pole courrier
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Pour se libérer de certaines tâches et se reconcentrer sur leurs activités les plus stratégiques, de nombreuses organisations externalisent la gestion d’une partie de leurs activités. C’est par exemple le cas de l’activité courrier.

 

Comme beaucoup d’autres secteurs, votre pôle courrier nécessite des moyens humains et technologiques performants, ainsi que la mise en place de rigoureux processus dans l’organisation du travail pour fonctionner de manière optimale. L’externalisation, qui peut se traduire par le recours à un opérateur postal spécialisé, est pour de nombreuses entreprises une solution pertinente, notamment car elle aide à mener à bien la transformation digitale de votre activité courrier. Voici 3 signes montrant que vous devriez externaliser sa gestion.

Vous souhaitez vous moderniser d’un point de vue technologique

Dans leur approche de la gestion du pôle courrier, de nombreuses entreprises utilisent des outils assez basiques, qui ne sont pas spécialement conçus pour une gestion optimale de leur activité.

Pour les envois de courrier, la dématérialisation joue aujourd’hui un rôle incontournable, car elle permet de faire gagner du temps tout en réduisant les coûts. Il est indispensable d’avoir un outil technologique adapté pour la mettre en œuvre. Cette technologie est le moteur de la transformation digitale de votre service, et l’un des éléments principaux pour rendre votre activité plus performante. La plateforme de gestion du courrier tout-en-un d’UrbanPost est par exemple un outil spécialement dédié à cette activité de dématérialisation du courrier. Demandez une démonstration de la plateforme en cliquant ici. 

Vous avez besoin d’une expertise humaine poussée

La transformation digitale est aujourd’hui une problématique centrale pour toutes les organisations et tous les services de l’entreprise. Au niveau de votre espace courrier, elle est très simple à mettre en oeuvre en se faisant accompagner par un prestataire spécialisé, et qui passe donc par le recours à une technologie adaptée. Mais les moyens humains mis en œuvre pour alimenter ce nouveau système ont également un grand rôle à jouer dans votre réussite. 

Le recours à des équipes ayant le niveau de qualification permettant d’évoluer dans cet environnement vous sera très profitable. UrbanPost peut mettre à votre disposition des agents courrier spécialisés, formés pour s’adapter parfaitement aux exigences de votre organisation.

Vous désirez mettre en place des processus pour optimiser votre organisation

 Le recours à un prestataire externe a également le grand avantage de vous offrir un regard extérieur sur votre organisation, qui plus est un regard de spécialiste. L’opérateur postal que vous solliciterez pourra faire office de conseiller.

La mise en place de processus permettant d’encadrer au quotidien votre travail est très profitable sur le long terme.

Cela peut se traduire, par exemple, par la répartition des actions des employés, et la mise en place de reportings réguliers, basés sur des indicateurs de productivité préalablement établis. La méthode d' UrbanPost réside dans la gestion de la matière et non plus dans le traitement des ressources allouées.

UrbanPost propose à ses clients des comités de suivi récurrents, incluant différents employés du service courrier. Ces comités peuvent être hebdomadaires, trimestriels ou annuels, et sont un excellent moyen de définir l’impact des actions en cours de manière régulière, en planifiant systématiquement des actions correctives afin de rester dans une logique d’optimisation constante. 

Pour savoir s’il faut ou non externaliser votre service courrier, il est nécessaire d’avoir une bonne connaissance de ses points forts et de ses axes d’amélioration, afin de déterminer si votre organisation vous permet ou non d’améliorer vos performances.

 

Pour définir vos points forts et points faibles, demandez gratuitement conseil à un expert durant un entretien téléphonique !

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