Transformation digitale : comment améliorer votre gestion du document ?

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La transformation digitale concerne aujourd’hui tous les secteurs de l’entreprise. Il s’agit de l’un des leviers de croissance les plus importants. Les directions du digital doivent se tenir au courant et adapter le fonctionnement de leur entreprise à toutes les évolutions de cet environnement digitalisé.

Cette mutation numérique ne touche pas seulement la manière de commercialiser des produits ou services mais également l’activité professionnelle dans son ensemble, et facilite grandement la manière de travailler des collaborateurs. La dématérialisation du document, qui fait partie intégrante de la digitalisation, est par exemple d’une grande utilité au quotidien. Voici comment mieux l’aborder.

La gestion de documents à partir d’une plateforme en ligne

Avec l’avènement du numérique, de plus en plus de tâches peuvent désormais être gérées à partir de logiciels ou de plateformes en Cloud. Les plateformes en Cloud offrent en général une accessibilité plus aisée que les logiciels car il suffit d'une simple connexion internet et il n'y a rien à installer.

Quoiqu’il en soit, l’utilisation de ces technologies a souvent un grand avantage pratique, de par les différentes fonctionnalités, plus ou moins élaborées qu’elles proposent.

La plateforme UrbanPost, par exemple, permet de gérer ses documents et ses envois de courrier de manière très efficace, en gagnant du temps tout en réduisant ses coûts, notamment pour ce qui est des tarifs postaux.

Elle permet de centraliser l’information et la communication client de toute nature (transactionnelle et marketing) émise par tous les métiers de l’entreprise et sur tous les canaux de communication (traditionnels et web), pour tous les supports de lecture (du papier au smartphone). 

L’importance des solutions éditiques dans la gestion du document

Pour optimiser sa gestion des documents, il faut utiliser une solution éditique de qualité.

Le phénomène de dématérialisation des documents, largement répandu, ne change rien à cette nécessité.

Par exemple, dans la modernisation de votre gestion du courrier, l’éditique joue un rôle indispensable. Cette modernisation peut passer par l’utilisation d’une solution de courrier hybride pour la gestion des courriers égrenés, qui implique d’allier un flux numérique et un flux physique durant le processus d’envoi. Voici les 4 principales étapes de l’envoi : 

  • L’expéditeur dépose sur la plateforme le document qu’il souhaite envoyer
  • Impression du document et mise sous plis
  • L’opérateur postal distribue les plis
  • L’avis de réception est envoyé directement par mail au destinataire

Une solution éditique de qualité répond à trois principales problématiques : traçabilité, sécurité, rentabilité. 

Les équipes ayant la responsabilité de mener à bien la transformation digitale des entreprises doivent avoir une bonne vue d’ensemble de cet écosystème numérique en évolution permanente, afin de savoir comment proposer les solutions adaptées.

L’amélioration de la gestion de documents, et la fluidité de l’espace courrier est un enjeu déterminant pour n’importe quelle entreprise. La modernisation des pratiques sera profitable à tous les services.

 

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