L'importance de l'éditique dans la gestion du courrier

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Avec le processus de transformation digitale que connaissent actuellement les entreprises, les services éditiques se développent de plus en plus. Leur principe est de convertir en documents physiques des éléments virtuels d’une organisation, incluant différents types de données. Dans cette optique, les firmes ont recours à un ensemble d’outils et de moyens informatiques.

Pour la gestion du service courrier, des prestations éditiques de qualité offrent une grande valeur ajoutée. Voyons pourquoi.

La gestion du courrier en fonction du volume

L’impression des documents, la mise sous plis des courriers et la transmission au distributeur peut sembler simple, mais la qualité de la prestation dépend en réalité beaucoup de l’outil utilisé. Le recours à une plateforme en ligne comme celle d’UrbanPost permet de centraliser ses actions, et de traiter tous types de volumes, en proposant une solution à la fois pour les flux égrenés et pour les flux en masse.

Comme l'envoi de documents créés par les collaborateurs de l'entreprise ne fait pas toujours l'objet d'un processus d'automatisation et d'industrialisation, il est important de pouvoir gérer les flux égrenés. Pour ce type d’envois unitaires ou en petits volumes, chaque utilisateur met ses fichiers en ligne sur la plateforme, au fil de l’eau de la journée. La prise en main est très simple.

Au contraire, pour les flux en masse, le recours à un processus automatisé est souvent incontournable. En utilisant la plateforme, un serveur FPT(S) est mis à disposition pour le dépôt des fichiers volumineux avec une règle d’analyse, et un scénario spécifique.  Le recours à une plateforme facilite aussi le publipostage, et un système de validation élaboré permet d’éviter les erreurs.

Les autres avantages d’une solution éditique pour la gestion du courrier

En plus d’adapter l’impression du courrier selon les volumes, pouvant faire figure de fonction principale, la solution éditique que vous choisirez pourra inclure d’autres fonctionnalités. Il est par exemple recommandé de se tourner vers un système incluant une imprimante virtuelle. Ce type de logiciels permettent de réaliser la conversion des documents tout en demeurant très simples d’utilisation.  Il est possible de réaliser facilement des essais avant impression réelle, ce qui implique des gains de temps et une réduction des coûts (en évitant le gaspillage de papier). Les prestations éditiques doivent aussi être rattachées à vos canaux de communication. La solution d’UrbanPost permet d’envoyer à chaque destinataire un message par voie numérique : mail, sms…

Enfin, la gestion des données est un élément phare du courrier digitalisé. Dématérialiser son service courrier en passant par une plateforme sécurisée est d’ailleurs un moyen de les protéger. L’archivage, à valeur probante, doit être réalisé par l’intermédiaire d’un coffre-fort numérique, ce qui est le cas avec la plateforme UrbanPost. Pour un envoi important, (ex: lettre recommandée avec accusé de réception), cela peut être très pratique Les prestations éditiques ont donc un rôle essentiel dans le bon fonctionnement d’un service courrier, et les entreprises doivent sélectionner précisément les solutions qu’il leur faut en fonction de leurs besoins.

 

Afin de connaître les prestations qui vous correspondent et pour savoir comment mieux organiser votre service courrier en général, pour par exemple, savoir profiter de tarifs postaux avantageux, vous pouvez consulter gratuitement un expert. Il répondra à toutes vos questions et vous donnera les axes d’amélioration que vous devez adopter durant une conversation téléphonique de 30 minutes environ.

 

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