Les solutions existantes pour mieux gérer sa salle courrier

Les solutions existantes pour mieux gérer sa salle courrier
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Dans la démarche d’optimisation du pôle courrier d’une entreprise, la gestion de la salle courrier en elle-même, donc de l’organisation physique des flux entrants et sortants, est la problématique principale.

Pour améliorer l’organisation de cette salle courrier, les solutions innovantes sont encouragées, et opter pour de nouvelles pratiques représente souvent une avancée d’un point de vue performances. Comme pour beaucoup d’autres domaines, l’avènement du digital est par exemple un axe de réflexion incontournable et la digitalisation de son service courrier permet de gagner du temps tout en réduisant ses coûts. Encore faut-il savoir vers quels outils se tourner, et pouvoir y adapter l’organisation de ses équipes. Voici quelques bonnes pratiques à suivre.

Quel est le bon outil pour gérer sa salle courrier ?

Afin d’optimiser la gestion globale de votre salle courrier, il faut opter pour une organisation répondant directement à vos besoins. Pour clairement les identifier, il est en général conseillé de réaliser un audit de votre service courrier. Vous pouvez pour cela faire appel à un prestataire externe (UrbanPost propose des séances de conseil gratuites d’une demi heure par téléphone) ou bien l’effectuer en interne si vos agents courriers ont cette qualification.

Après cet audit, il est recommandé de mettre en place un outil pouvant vous permettre de piloter vos activités plus facilement. Il s’agit presque toujours d’une plateforme de gestion globale du courrier qui a pour grand avantage de centraliser toutes les actions et informations. Elle permet de mieux gérer les flux entrants et sortants de votre salle courrier, avec notamment :

  • La digitalisation des courriers entrants
  • La mise en place d’un réel procédé de distribution interne
  • La massification des affranchissements 

Se tourner vers une plateforme permet aussi d’avoir recours à un module permettant une traçabilité précise des courriers. C’est indispensable pour les plis revêtant d’une importance particulière comme les recommandés. 

En quoi consiste l’externalisation de sa salle courrier ?

Aujourd’hui, de nombreuses entreprises externalisent la gestion de leur salle courrier. Les opérations de « facility management » mises en place par les opérateurs postaux sont en général très appréciées des grandes entreprises car elles apportent un regard neuf sur leur organisation interne. Il s’agit le plus souvent de mise à disposition de personnel courrier spécialisé pour assurer la gestion des courriers entrants et sortants. Ces employés sont formés pour répondre aux besoins les plus répandus. Ils savent par exemple utiliser les outils digitaux indispensables au bon fonctionnement d’un service courrier à notre époque.

Il est également possible d’externaliser ses prestations éditiques. Il convient de préciser que des performances éditiques de qualité sont indispensables à la bonne marche d’un service courrier. Elles sont au cœur de la problématique de gestion du courrier car une impression et une mise sous plis efficaces des documents favorisent la gestion des courriers sortants. Vous pourrez également profiter d’un système facilitant le publipostage, et incluant une imprimante virtuelle, très utile pour réaliser des essais avant impression réelle. 

En résumé, les solutions existantes pour la bonne gestion d’une salle courrier doivent donc répondre à deux questions principales : quel outil utiliser pour améliorer mes performances et comment mettre en œuvre les moyens humains qui y contribuent. Un bon outil et une bonne organisation peuvent aussi offrir des solutions de distribution intéressantes du courrier, avec des tarifs postaux avantageux. 

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