En quoi consiste l'externalisation de la gestion du courrier ?

externalisation gestion du courrier
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L’externalisation d’un service est souvent une possibilité pour les entreprises de performer sur des activités qui sortent de leur corps de métier. C’est un recours pertinent pour beaucoup de sociétés, car le transfert de ce type de tâches implique de les faire réaliser par un spécialiste du domaine, qui peut apporter toute son expertise et un regard extérieur.

Dans l’ensemble, il est souvent conseillé d’externaliser les activités chronophages dites « de fond », comme la comptabilité, le service client, ou encore la gestion du courrier. Cette dernière est moins souvent mise en avant, pourtant il est très important de ne pas la négliger. 

 

En quoi est-il pertinent d’externaliser sa gestion du courrier ? 

La gestion du courrier et du document en général est un enjeu quotidien dont dépend la transmission des informations à l’externe (ex : gestion de la relation clients) et en interne (au sein même de l’entreprise).

L’activité courrier est l’exemple même des activités indispensables à la bonne marche d’une entreprise mais compliquées à gérer en interne.

Dans le cas d’une PME en pleine expansion, la quantité de flux de courriers entrants et sortants peut être de plus en plus importante, et elle est parfois très difficile à négocier. Ces PME en développement vont avoir tendance à recruter en premier lieu des personnes plus axées sur le business direct de l’entreprise, et n’ont en général pas les compétences en interne pour recruter les bonnes personnes qui s’occuperont de leur courrier. L’externalisation de cette tâche est donc très utile, et soutient dans bien des cas la croissance de l’entreprise.

Pour ce qui est des grands groupes, ils ont souvent une installation définie depuis de nombreuses années, leur permettant de gérer les flux courriers. Néanmoins, la modernisation et les progrès technologiques qui entourent la gestion des flux physiques rendent obsolètes de nombreuses pratiques, si bien que beaucoup de grands groupes choisissent aujourd’hui d’externaliser le service pour gagner du temps. Cela leur permet de profiter d’une expertise humaine plus poussée et d’un meilleur apport technologique, comme une plateforme de gestion des flux. Voici 3 signes qu'il est temps de sous-traiter la gestion de votre espace courrier.

 

Comment externaliser sa gestion du courrier ?

Pour parvenir au résultat le moins chronophage possible tout en obtenant un service de bonne qualité, il est conseillé de faire appel à des experts pour gérer à votre place la problématique courrier.

UrbanPost accompagne par exemple des entreprises de différentes tailles et de tous secteurs dans la transformation de leur espace courrier.

En vous faisant accompagner, vous pourrez profiter d’une expérience de la gestion des flux de différents métiers et dans différents contextes. Cela aidera beaucoup dans l’installation de votre nouvelle organisation, d’autant qu’un audit de votre gestion du courrier actuelle sera fait avec un œil extérieur pour définir précisément les actions à mener et les prioriser.

Un suivi régulier est également mis en place. Il consiste à réunir les principaux décideurs à des périodes prédéfinies afin de faire le point sur les activités en cours, analyser les points positifs et les axes d’amélioration. Le but est de mettre en place une démarche d’amélioration continue.   

De plus, il est aujourd’hui indispensable d’avoir recours à un outil de pilotage de votre activité courrier. La plate-forme UrbanPost par exemple, est très facile à prendre en main et vous fera gagner du temps en centralisant l’information.

Vous l’aurez compris, la gestion du courrier et du document en général est un enjeu crucial pour soutenir les performances de votre entreprise. Confiez-là à des experts pour l’appréhender au mieux !  

Besoin d’un conseil ? Demandez dès à présent 30 minutes gratuites de conseil personnalisé sur votre gestion du courrier.

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