Éditique : 3 bonnes pratiques pour l’édition de documents

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En mettant en œuvre leur transformation digitale, de nombreuses entreprises optent pour des solutions de dématérialisation afin de traiter au mieux leurs flux de documents. L’éditique est donc au centre de leur problématique, et le choix d’une solution adaptée aux besoins de la société est devenu un enjeu très important. Voici 3 bonnes pratiques, relatives au service courrier, pour l’édition de documents.

Inscrire vos prestations éditiques dans la logique d’optimisation de votre service courrier

La conversion en éléments physiques d’éléments virtuels d’une entreprise concerne forcément certains pôles plus que d’autres. Dans le cas du service courrier, une solution éditique de qualité est encore plus indispensable que pour les autres départements. La dématérialisation du courrier conduit les expéditeurs à mettre en ligne leurs documents. Ces documents sont ensuite convertis pour que les agents courrier puissent assurer leur distribution. L’étape de conversion des documents virtuels en documents physiques est donc indispensable et quotidienne, et son optimisation est nécessaire pour bien gérer sa salle courrier.

UrbanPost développe une solution d'édition de documents spécialement adaptée au service courrier par le biais d'une plateforme spécialisée. Cette dernière répertorie les données des documents à imprimer. Ensuite, le système de production valide le bon déroulement physique de la prestation. 

La chaîne de traitement éditique proposée contrôle les comptages à chaque étape et assure par conséquent un contrôle d’intégrité sur toutes ces étapes d’exploitation et de fabrication.

Les contrôles sont automatisés et ils prennent en compte les documents soumis de la phase de réception jusqu’au dépôt aux opérateurs postaux.

Après le traitement de production éditique, la base de données initiale est enrichie avec les attributs suivants, relatifs à l’opération éditique tout juste effectuée :

- Conformité d’impression et de mise sous pli

- Dépôt à l’opérateur postal

Adapter l’impression du courrier selon les volumes

Une plateforme de gestion du courrier tout-en-un comme celle d’UrbanPost est la bonne solution pour gérer la transition des flux numérisés en flux physiques car elle permet de centraliser les données. Il est possible de traiter tous types de volumes, qu’il s’agisse des flux égrenés ou des flux en masse.

La gestion des flux égrenés, tout d’abord, est très simple : chaque utilisateur met en ligne ses fichiers sur l’interface. La faiblesse des volumes rend naturellement les informations faciles à traiter, et la plateforme est très intuitive.

Pour les flux en masse, un serveur FPT(S) est mis à disposition pour le dépôt des fichiers volumineux avec une règle d’analyse, et un scénario spécifique. Le recours à une plateforme facilite aussi le publipostage, et un système de validation élaboré permet d’éviter les erreurs.

Profiter de la massification postale lors de l’édition de documents

L’enjeu financier majeur d’envoi d’un pli est l’affranchissement. Pour profiter de tarifs postaux avantageux, il faut pouvoir accéder à un système impliquant le regroupement postal (multi-clients). La solution éditique d’UrbanPost permet cette « massification physique ».

Les objectifs de cette solution sont le regroupement physique des plis pour optimiser et massifier plusieurs « petites » productions en un seul et même lot. Cela permet d’obtenir le tarif le plus optimisé possible pour toutes les productions, y compris les flux de petite envergure et les petites séries unitaires.

Vous l’aurez compris, mettre les solutions d’édition de documents au service de votre pôle courrier peut s’avérer déterminant. Néanmoins, il est compliqué de mettre en place une telle organisation sans un logiciel adapté. La plateforme UrbanPost est très intuitive et son installation très simple car 100% en Cloud.

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