Courrier hybride, ou comment digitaliser son entreprise

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Durant le début des années 2000, la digitalisation impliquait l'accès à des documents internes au format numérique. Nous étions loin d’imaginer que le développement exponentiel de l’outil informatique allait pousser, plus tard, la réflexion bien plus loin.

La digitalisation des entreprises est actuellement un véritable enjeu, concernant tous les secteurs. A court ou moyen terme, même les processus les plus lourds des sociétés feront l’objet d’une réflexion de dématérialisation. 

Le service courrier a quant à lui une image (vieillissante) de pôle traditionnel, au fonctionnement traditionnel. Les entreprises désireuses d’aller vers une dématérialisation maximale auraient pourtant tout intérêt à se pencher sur la distribution du courrier.

 

Le service postal a-t-il réellement sa place dans la digitalisation ? 

Si nous demandions aux entreprises pour quelles raisons elles souhaitent digitaliser leurs fonctionnements, les réponses seraient les suivantes :

  • Gagner du temps : C’est sûrement le fer de lance du numérique. Plus personne n’a envie de perdre du temps (donc de l’argent) sur des tâches qui peuvent aujourd’hui s’effectuer en un clic.
  • Organiser son entreprise : Utiliser des outils de visualisation permettant d’optimiser certains pôles de l’entreprise et ainsi gagner en productivité

  • Obtenir des données : Le digital permet de récolter énormément de données sur le marché, et sur ses clients. Ces datas sont ensuite réutilisées pour proposer un service ou un produit toujours plus adapté au marché.

  • Réaliser des économies : Réduction des consommables, instantanéité des communications, tarifs postaux avantageux … autant de paramètres favorables à l’économie financière des entreprises.

Ce ne sont pas les seuls arguments. Chaque entreprise a son lot d’avantages à développer une stratégie de digitalisation. Si l’on en croit la liste ci-dessus, la dématérialisation du service courrier a tout à fait sa place. La gestion de son service courrier par l'intermédiaire d'une plateforme a de nombreux avantages, qu'il s'agisse de la gestion globale de sa salle courrier ou bien de la distribution.   

Qu’est-ce que le courrier hybride ? 

Le service courrier, notamment pour les plis recommandés, ne peut se contenter du tout digital, et ne le pourra sans doute jamais. Cependant, il y a bien une digitalisation possible ! En quelques mots, le courrier hybride, c’est allier un flux numérique et un flux physique durant le procédé de livraison. Alors concrètement, comment cela fonctionne-t-il ?

  1. L’entreprise expéditrice dépose les documents sur une plateforme en ligne (.docx .pdf .odt …), et choisit les modalités d’envoi.

  2. Les documents sont ensuite envoyés en impression, sur le site le plus proche de l’adresse de livraison.

  3. La distribution est réalisée par des préposés propres au service postal.

  4. L’entreprise cliente reçoit alors instantanément l’accusé de réception sur la plateforme web.

 

Quels sont les avantages du courrier hybride ?

Si l’on reprend les raisons pour lesquelles les entreprises souhaitent se digitaliser : 

En optant pour le courrier hybride, en lieu et place du courrier 100% papier, le gain de temps est significatif car il n'y a plus besoin de se déplacer pour expédier ses envois.

En utilisant cette méthode, la gestion des envois est beaucoup plus simple, car tout se réalise depuis une seule et même plateforme. Il est possible d’avoir une vision globale des envois, des factures détaillées, des renseignements sur l’état des envois (en cours de livraison, livré, pli reprogrammé, pli refusé …).

Les statistiques diverses sont disponibles directement sur la plateforme web, et exportables au format excel. Répartition des commandes, consommation par sections budgétaires, temps moyen de livraison, bilan carbone, … autant de données qui permettent par la suite d’optimiser le service courrier de son entreprise.

Enfin, les économies réalisées sont divisibles en trois sous-catégories :

  • Affranchissement : Les tarifs proposés sur les zones couvertes sont en moyenne 15 à 20% moins chers que ceux de l’opérateur historique. Cela pouvant aller jusqu'à 35% pour des envois massifiés.

  • Machine à affranchir : C’est plutôt simple, l’entreprise n’en a plus besoin. Il n’y a donc plus de frais de location de la machine, ni de frais pour les consommables.

  • Temps: Plus besoin de se déplacer, le gain de temps est donc considérable. Si on rajoute à cela que les envois sont archivés et organisés, le client peut retrouver l’avis de dépôt, le document, ainsi que l’accusé de réception grâce à une simple recherche sur la plateforme. 

 

Plus qu’un effet de mode, la digitalisation est devenue nécessaire pour les entreprises. Les enjeux ne sont en effet plus les mêmes qu’il y a 10 ans. Appliquer ces process innovants à votre gestion du courrier permet une meilleure organisation globale et donc une meilleure efficacité. 

 

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