Les avantages du courrier digitalisé pour les ressources humaines

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La digitalisation est aujourd’hui le défi principal que souhaitent relever la grande majorité des organisations. Au sein des entreprises, la plupart des services la mettent en œuvre dans le but de gagner en efficacité. C’est par exemple le cas du département RH, qui voit son fonctionnement se moderniser très rapidement. Voyons en quoi le courrier dématérialisé fait partie intégrante de cette modernisation.

En quoi les ressources humaines se digitalisent-elles ?

Le digital est aujourd’hui l’un des outils principaux de la formation RH. En plus de la transformation de leur propre service, les ressources humaines doivent participer de manière active à l’accompagnement de tous les collaborateurs, dont le métier est en train d’évoluer. Plusieurs entreprises lancent en interne leur « Digital Academy », projets symbolisant à eux seuls la volonté des services RH de développer une culture digitale au sein de leurs structures. 

Au niveau des processus de transformation destinés exclusivement aux services RH, de nombreux changements sont également orchestrés. Avec par exemple le recrutement sur les réseaux sociaux ou les nouvelles formes d’apprentissage et de formation des employés, les départements RH des entreprises ont acquis en peu de temps une importante maturité digitale. Le service courrier dématérialisé est aujourd’hui adopté par un grand nombre d’entre eux car il s’inscrit directement dans cette démarche de modernisation, et permet de réduire les coûts tout en gagnant du temps.

Le courrier digitalisé, indispensable aux ressources humaines 

C’est incontestable, la révolution numérique a grandement simplifié la gestion des lourdeurs administratives auxquelles doivent faire face les services RH.

Digitaliser sa gestion du courrier est une manière de profiter pleinement de cette révolution numérique en simplifiant grandement le quotidien des employés.

Il est désormais possible d’améliorer tous types d’envois de courriers (envoi des contrats, de promesses d’embauches…). Tous les envois de lettres recommandées avec accusé de réception sont facilités.

Dans la pratique, les choses sont très faciles à mettre en oeuvre : les envois sont gérés depuis une simple plateforme en Saas, très aisée à prendre en main. Il suffit de mettre en ligne un fichier PDF et de remplir les renseignements de destination. Le fichier est ensuite imprimé par l’opérateur postal et distribué par ses préposés. Lors de la réception, le destinataire signe sur le smartphone du préposé et l’avis de réception est envoyé automatiquement à l’expéditeur.

Opter pour le courrier dématérialisé est une manière de garantir la sécurité des données envoyées, ce qui est très utile pour l’envoi de plis importants comme les courriers disciplinaires. La digitalisation permet un suivi de recommandé ultra-précis. Vous bénéficiez en autonomie de données précises et exportables sous différents formats. Cette traçabilité parfaite constitue un atout de taille d’un point de vue juridique, et permet d’assurer ses arrières en cas de litige.

Archivage et réduction des tarifs postaux

Enfin, les documents sont archivés dans un coffre-fort numérique, ce qui permet d’assurer un stockage efficace et une sécurité parfaite des données. UrbanPost utilise CDC Arkhinéo, un service d’archivage à valeur probante offrant un niveau de sécurité maximal. Il est possible de consulter ses documents 24h/24, 7j/7.

En plus d’envoyer vos courriers de manière plus rapide, sans avoir à vous déplacer, vous pourrez aussi réduire vos tarifs postaux. Grâce à UrbanPost, accédez aux tarifs industriels les plus bas du marché par le biais d’un principe de massification dû à notre important volume de courriers traités au quotidien.

Les services RH de nombreuses entreprises se sont déjà tournés vers la digitalisation du courrier pour améliorer leur fonctionnement. La conduite du changement est très simple à mettre en place, et les employés n’ont en général aucun mal à se familiariser avec la plateforme. Au contraire, ils adorent la prise en main !

Pour mieux connaître les différents modules de la plateforme, demandez gratuitement une démo !

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