Comment faciliter la gestion du courrier administratif ?

Courrier administratif
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Les départements administratifs et financiers sont amenés à définir et à superviser la gestion administrative d’une organisation selon les choix stratégiques mis en place par ses instances dirigeantes. Ils ont un réel enjeu d’amélioration des indicateurs métiers (trésorerie) et de développement de l’efficience dans les processus. Pour accomplir leur mission, ils sont amenés à chercher de nouvelles manières de réduire les coûts et d’optimiser la gestion administrative. Une meilleure gestion du courrier administratif et du document en général sont par exemple déterminantes.

Réduisez les coûts sur l’envoi du courrier administratif

Le courrier représente encore un poste de dépense important pour les organisations. À l’heure de la dématérialisation, des solutions existent pour réduire ces coûts et des mesures simples à mettre en place permettent des économies rapides.

Le recours à une solution digitalisée du courrier permet tout d’abord une diminution des coûts logistiques et des fournitures (ex : cartouches d’imprimantes).

Ensuite, profiter d’une solution comme celle d’UrbanPost (plateforme 100% Cloud), conduit à une réduction globale de son budget courrier (éditions, affranchissement, suivi interne…), notamment grâce à un système impliquant le regroupement postal (multi-clients), et donc la massification physique du courrier. L’objectif de cette pratique est de regrouper physiquement des plis pour optimiser et massifier plusieurs « petites » productions en un seul et même lot. On obtient ainsi les tarifs postaux les plus optimisés possible pour toutes les productions, y compris les flux de petite envergure et les petites séries unitaires. 

Développez l’efficience de vos collaborateurs

Si la gestion des coûts est un aspect important, la simplification du travail des collaborateurs est également à considérer pour mieux gérer son courrier. Leur offrir une technologie capable de simplifier leur travail, un véritable outil de gestion administrative est devenu indispensable d’autant que cette technologie n’est pas seulement performante, mais également facile à prendre en main.  La solution UrbanPost offre par exemple une facilité de facturation (factures, relances, mise en demeure, recommandés, …). Il est aussi possible de valider les commandes de manière automatisée grâce à des workflows d’approbation.

Les modules de la plateforme sont de plus très adaptés au « traitement industriel » et donc par exemple aux envois en nombre. Les nombreuses lenteurs dans les processus administratifs, souvent dues à un trop grand nombre de demandes simultanées à traiter, pourront ainsi se réduire.

Les avancées technologiques rendent la transformation digitale des entreprises indispensable. Ce sujet est d’ailleurs devenu un thème central au sein de toutes les organisations. C’est un enjeu crucial pour les directions administratives et financières car la dématérialisation facilite grandement leur activité. La plateforme UrbanPost donne accès, pour chaque utilisateur, à une multitude de services dédiés au traitement du courrier postal et du document personnalisé. Elle offre notamment une solution de gestion de l’espace courrier, des prestations éditiques de qualité ainsi qu’une solution de distribution postale efficace.

Les utilisateurs peuvent choisir uniquement l’une de ces solutions s’ils souhaitent répondre uniquement à des besoins spécifiques.

Demandez une démo de notre plateforme pour mieux comprendre comment vous pourrez l’utiliser au quotidien !   

 

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