3 points sur lesquels axer l’audit de votre salle courrier

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Pour savoir comment optimiser la performance du service courrier de son entreprise, il faut tout d’abord connaître les points forts et les points faibles de l’organisation mise en place.

Pour cela, réaliser un audit complet de votre salle courrier est indispensable. Voici trois axes de réflexion pour le mettre en oeuvre. 

L’ergonomie de la salle courrier

L’ergonomie du service courrier joue un rôle important sur ses performances. Depuis la création des premières machines à affranchir, elle a été un point essentiel pour le fonctionnement des services courrier traditionnels. Au fur et à mesure que les besoins des entreprises augmentaient en termes de quantités de plis à négocier quotidiennement, le nombre de machines grandissait de manière proportionnelle. La disposition des équipements a donc très tôt joué un rôle important.

C’est encore le cas aujourd’hui, et l’espace laissé pour les déplacements des agents courrier, la manière de positionner les machines, la maitrise physique de la circulation des flux, sont autant d‘éléments à prendre en considération, au même titre que la réduction en mètres carrés de l’espace dédié au service courrier au sein d’un bâtiment.

La dématérialisation limite le nombre d’équipements à utiliser, ce qui renforce la facilité de disposition générale de l’espace courrier.

Les moyens humains affectés à la salle courrier

Comme pour les autres services, les effectifs tiennent évidemment une place capitale dans la performance du pôle courrier. Il faut s’assurer que le nombre d’employés est suffisant et que les compétences soient bien réparties.  Mais il faut également être certain que les opérateurs soient suffisamment bien formés et que des processus définis soient mis en place en cas d’absence. A titre d’exemple, lorsqu’UrbanPost propose ses services aux entreprises, il garantit la présence d’une équipe sachant évoluer en effectif réduit afin de pallier le déficit humain sur une période de 10 jours de production. Au-delà, UrbanPost garantit la présence d’agents back-up, en formant du personnel supplémentaire, capable d’assurer la continuité de l’activité.

Lorsqu’elles souhaitent moderniser leur service courrier, de nombreuses entreprises sous-traitent la gestion de leur salle courrier afin de profiter de l’expertise d’agents courrier mieux formés, au savoir faire plus adapté à la nouvelle configuration, en général plus « digitalisée ».  

La technologie utilisée

Le phénomène de digitalisation influence beaucoup les activités des entreprises. Le service courrier ne fait pas exception, et profite également de l’essor technologique pour se moderniser. Certaines entreprises en tirent un meilleur profit que d’autres, car elles acceptent l’innovation plus facilement. Cela leur permet d’améliorer leur activité, et le prix à payer est faible voire inexistant car dans le cas de la dématérialisation du service courrier, la conduite du changement est simple et rapide.

Le dernier point de l’audit concerne donc la partie technologique. S’il n’est pas rare (tout de même !) que les entreprises utilisent l’informatique pour gérer leur service courrier, les acteurs les plus performants se dotent désormais d’un outil de gestion du courrier tout-en-un. Il s’agit d’une plateforme SaaS destinée exclusivement à la gestion de courrier, sur laquelle il est notamment possible de mettre en ligne les documents à envoyer. La plateforme UrbanPost, par exemple, s’accompagne d’un service éditique adapté spécialement conçu pour imprimer le courrier au mieux et de la manière la plus simple possible selon les volumes.

Son utilisation permet également de profiter de la massification postale lors de l’édition de documents, grâce à un système de regroupement postal physique. Cela engendre une meilleure maîtrise des tarifs postaux.

De plus, les courriers sont scannés par les préposés lors de la distribution. La plateforme peut ainsi proposer un module de suivi précis des plis entrants et sortants (sensibles). C'est particulièrement utile pour moderniser l'envoi de lettres recommandées avec accusé de réception. 

Si ces 3 axes de réflexion sont importants, ils ne sont pas les seuls sur lesquels se pencher. Pour auditer votre service courrier de manière plus personnalisée, ou simplement pour obtenir des conseils sur sa gestion, contactez gratuitement un expert !

 

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