L’accompagnement d’UrbanPost pour la gestion de votre espace courrier

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Lorsqu’une entreprise cherche de nouveaux leviers de croissance, la recherche de prestataires externes performants à qui transmettre la gestion d’une partie de ses activités est souvent envisagée. Ces prestataires peuvent apporter un regard nouveau sur l’organisation, ainsi qu’une expertise, voire même une technologie plus performante. A cet égard, UrbanPost est sollicité par de nombreuses entreprises dynamiques souhaitant se moderniser, et inscrire l’optimisation de l’espace courrier dans leur logique de transformation digitale.

Après la mise en place d’une plateforme de gestion du courrier et la formation des employés à cette plateforme, un suivi régulier de la prestation est mis en place. Découvrons comment il s’organise.

Les comités de suivi des activités courrier

Des comités de suivi sont planifiés à intervalles réguliers. Ces réunions impliquent un nombre de participants plus ou moins élevé en fonction du type de meeting. Il y a trois grands types de comités de suivi :

Le comité d’opérations : il inclut le référent de l‘entreprise et le responsable du service courrier (UrbanPost). Cette réunion hebdomadaire est l’occasion de faire à chaque fois le bilan de la semaine écoulée et d’analyser les résultats. Définir l’impact des actions en cours de manière très régulière est essentiel pour rester dans une logique agile d’optimisation constante. Cette réunion est donc également l’occasion de planifier les opérations de la semaine suivante en fonction des actions correctives ou préventives à effectuer.

Le comité de pilotage : en plus du référent de l’entreprise et du responsable du service courrier, il inclut aussi le chef de secteur UrbanPost. Ce comité de pilotage est trimestriel.  Il est une occasion de faire le bilan du trimestre écoulé, et comme le comité d’opérations, de vérifier la performance des opérations mises en place pour définir les actions à mettre en œuvre afin de les optimiser. Le fait de réaliser ces réunions de manière trimestrielle donne une ampleur plus large au bilan effectué et revêt d’un caractère plus stratégique.

Le comité de gestion : il inclut les participants aux deux types de réunion précédentes, auxquels s’ajoute un membre de la direction UrbanPost. Cette réunion prend place annuellement. On y passe en revue le bilan général de la prestation. Les actions et les évolutions à mettre en place y sont la aussi abordées, mais avec une prise de recul encore plus large que les deux types de réunion précédents.

Ces trois réunions ont donc le même objectif d’amélioration continu, mais permettent des sujets et une prise de recul différente en fonction de leur périodicité, et des acteurs qui y prennent part.

Le reporting et les indicateurs de performance de l’espace courrier

Pour optimiser le fonctionnement de l’espace courrier de l’entreprise, des indicateurs de performance précis sont définis avec UrbanPost en amont du projet. Ces indicateurs sont une référence pour évaluer les performances lors des réunions hebdomadaires, trimestrielles et annuelles.

 L’utilisation de la plateforme UrbanPost permet d’avoir un suivi précis de ces performances grâce à des tableaux de bords. Ils auront les objectifs suivants :

  • Piloter et superviser les activités
  • Suivre les engagements contractuels

C’est en s’appuyant sur ces tableaux de bord qu’UrbanPost est capable d’assurer la mise en place opérationnelle des projets, et de définir les propositions d’optimisation tout au long du suivi de la prestation.

Le plan d’optimisation peut inclure, par exemple, l’optimisation des envois en recommandé, une solution de tracking interne et externe de vos plis, ou encore l’externalisation des affranchissements impliquant une réduction des coûts.

 

Comme pour tout principe d’externalisation, un suivi précis et régulier de votre activité courrier sera très important pour pouvoir améliorer vos performances.

Lors de votre recherche d’un prestataire pouvant améliorer le fonctionnement de votre espace courrier, assurez-vous que la technologie qu’il vous propose permet de piloter le projet de manière précise.

Demandez gratuitement une démonstration de la plateforme pour en savoir plus !

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